Cómo se llena un CFDI
y qué requisitos tiene.

¿Qué es un CFDI?

CFDI = Comprobante Fiscal Digital por Internet. Es el nombre formal de la factura electrónica mexicana. Cada vez que alguien te cobra y le pides "factura", lo que recibes (o debería recibirse) es un CFDI.

Es un archivo XML firmado digitalmente por un proveedor autorizado por el SAT (un PAC: Proveedor Autorizado de Certificación) que confirma: quién emite, quién recibe, qué se cobró, cuánto, qué impuestos lleva y cuándo se emitió. Usualmente te llega también un PDF "bonito" para imprimir, pero el que tiene validez fiscal es el XML.

¿Por qué importa que esté bien?

Una factura mal llenada:

• No te la timbra el PAC si los datos no son consistentes (régimen vs. uso, RFC inexistente, etc.).
• No es deducible aunque exista. Si tu RFC tiene una letra mal, el SAT no la considera tuya.
• El SAT cruza datos automáticamente y, si hay incoherencias, te llega revisión o pierdes deducción al cierre del ejercicio.

Anatomía de la factura.

Un CFDI bien hecho tiene 5 bloques. Cuando recibas una factura, conviene saber qué buscar:

Datos que debes proporcionar al emisor.

Para que te facturen bien, el emisor necesita estos 5 datos exactos de ti. Si alguno está mal, la factura no es deducible.

¿Y los datos del proveedor cómo los verifico?

Para confirmar que el RFC del que te factura es real y está activo:

1. Entra al portal del SAT, sección "Validación de RFC".
2. Captura el RFC del proveedor.
3. El SAT te dice si está vigente, suspendido o no existe.

Cuando son montos grandes o proveedor nuevo, vale el minuto. Si está suspendido y te factura, la factura puede no ser válida.

Cómo verificar una factura que recibes.

Cada vez que te llegue un CFDI, antes de pagarlo o de archivarlo, revisa:

1. Que venga XML, no solo PDF. El XML es el válido fiscal.
2. Tu RFC, nombre, CP y régimen son los correctos. Una letra distinta = factura no tuya.
3. El Uso del CFDI cuadra con lo que pediste (G03 si era gasto, I04 si era equipo de cómputo, etc.). Si te facturaron G03 cuando era inversión, contablemente está mal aunque pase.
4. El monto coincide con lo que pagaste o vas a pagar.
5. La factura está timbrada: en el XML debe aparecer el "Timbre Fiscal Digital" con el UUID y el sello del SAT.
6. La factura es vigente. Verifica en el portal del SAT con el UUID que no esté cancelada. Las facturas canceladas no son deducibles.

Cómo verificar el timbre desde el SAT

Pasos:

1. Entra a verificacfdi.facturaelectronica.sat.gob.mx.
2. Captura: RFC emisor, RFC receptor (el tuyo), UUID, y el total de la factura.
3. El SAT te muestra: Vigente o Cancelada, con fecha de timbrado.

Los 5 tipos de CFDI.

El campo TipoDeComprobante dice qué clase de movimiento documenta la factura. Hay 5:

Errores que te cuestan deducibilidad.

Los más caros, en orden de frecuencia que vemos en el despacho:

1. RFC mal escrito. Una letra o un dígito mal y la factura no es tuya. El SAT no perdona ni una. Verifica antes de irte de la caja.
2. Nombre/Razón social mal capitalizada. "Juan Pérez" vs "JUAN PEREZ" puede ser razón de rechazo. Da el dato exacto de la CSF.
3. Código Postal incorrecto. Si te mudaste y no actualizaste el SAT, sigue siendo el viejo CP. Hasta que actualices, factura con el viejo.
4. Uso del CFDI incompatible con régimen. Un asalariado (605) pidiendo G03 — el sistema lo rechaza o, peor, lo pasa y el SAT lo invalida en revisión.
5. Método PUE + Forma 99. Es contradictorio: PUE significa "ya pagué", entonces no puedes decir "Por definir" como Forma. Tiene que ser la forma real (01, 03, 28...).
6. Método PPD + Forma específica. El error inverso: si es a crédito (PPD), la Forma es 99 hasta que llegue el pago real (que se documenta con REP).
7. Pagar a crédito sin recibir el Complemento de Pago. Si te facturaron PPD y luego pagaste, el emisor debe emitirte un REP. Sin REP no puedes deducir el pago.
8. Factura cancelada que nadie revisó. Cuando se acerca la declaración anual, el contador descubre que media docena de tus facturas están canceladas. Revisa estado de tus facturas con periodicidad.
9. Pago en efectivo mayor a $2,000. A un mismo proveedor en el mismo mes, no deducible. La ley es clara.
10. ClaveProdServ genérica (01010101). Esa clave es solo para CFDI a Público en General. Si te la pusieron en una factura tuya con tu RFC, está mal y te puede traer problemas en revisión.

Si te equivocaste, qué hacer.

El CFDI sí se puede corregir, pero hay reglas. Pasos según el tipo de error:

Error en datos del receptor (tu RFC, nombre, CP, régimen, Uso)

1. Avisa al emisor lo antes posible — antes de fin de mes idealmente.
2. Pide cancelación con motivo 01 — Comprobante emitido con errores con relación.
3. Pide la refacturación con los datos correctos. La nueva factura debe referenciar el UUID de la cancelada.
4. Confirma que la cancelación está aceptada en el portal del SAT.

Error en monto o concepto

1. Si el monto es menor al original (te descontaron, devolución parcial): el emisor te emite un CFDI de Egreso (E) con el diferencial.
2. Si el monto está mal pero el resto está bien: cancelación + refacturación.

Error en Método o Forma de pago

1. Si la factura está dentro del mes en curso: cancelación + refacturación.
2. Si ya cerró el mes: el SAT permite corrección con sustitución, pero requiere proceso especial. Háblanos.

Guías relacionadas.

Cuando ya entendiste la estructura general, los siguientes recursos te ayudan en lo específico:

Fuentes oficiales.

• Anexo 20 de la Resolución Miscelánea Fiscal vigente — define todos los catálogos y la estructura del CFDI 4.0.
• Guía de llenado del CFDI 4.0 (SAT) — el manual oficial campo por campo.
• Verificador CFDI: verificacfdi.facturaelectronica.sat.gob.mx.
• Validador de RFC: sat.gob.mx, sección "Validación de RFC".
• Catálogos: sat.gob.mx, sección Factura Electrónica.
• XSD validador: www.sat.gob.mx/sitio_internet/cfd/catalogos/catCFDI.xsd.